Opracowanie wniosku o dofinansowanie projektu.

Praktycznie wszyscy, którzy decydują się aplikować o dotacje z funduszy unijnych, stają przed tym samym dylematem - czy przygotować wniosek samodzielnie, czy raczej zlecić to zadanie firmie doradczej. Za każdą z tych możliwości przemawia wiele argumentów, przyjrzyjmy się tym za i przeciw.

Potencjalni beneficjenci, którzy po raz pierwszy przeglądają wniosek są zdziwieni stylem oraz konstrukcją poszczególnych punktów. Dla początkujących zarówno sam formularz aplikacyjny i polecenia w nim zawarte, jak i wszystkie instrukcje i wytyczne dla wnioskodawców są dokumentami obszernymi, które zawierają nowe pojęcia. Po zapoznaniu się z liczbą i stylem dokumentów potencjalni beneficjenci uświadamiają sobie, że prawidłowe wypełnienie dokumentów będzie się wiązało z oddelegowaniem do tego zadania jednego lub nawet kilku pracowników.

W związku z tym zastanawiają się nad zleceniem przygotowania wniosku firmie zewnętrznej. Pozwala to zaoszczędzić czas, wysiłek, a także pieniądze związane z wyłączeniem pracowników z bieżących obowiązków. Wiadomo, że kierownictwo jednostki nie ma czasu, aby zagłębić się w liczne dokumenty związane z wnioskiem, ale powierzenie tego zadania pracownikowi nie uchroni kierownictwa od podejmowania decyzji dotyczących projektu.

W takiej sytuacji zainteresowani aplikowaniem o środki unijne poszukują informacji o rynku firm doradczych. W pierwszej kolejności zwracają się do znajomych firm i instytucji, które dotacje już otrzymały. Zasięgają opinii o firmach zewnętrznych, wypytują o doświadczenia związane ze współpracą, oczekują wskazówek na jakiej podstawie wybrać firmę doradczą. Często jednak najważniejszym kryterium jest cena.

Ceny usług doradczych kształtują się bardzo różne i są uzależnione od wielkości firmy doradczej, lokalizacji inwestycji, a przede wszystkim od wielkości wnioskowanej dotacji. W przypadku wniosków na niewielkie kwoty dofinansowania np. do 500 tys zł, przykładowa cena przygotowania wniosku to siedem - osiem tysięcy złotych, przy czym cena ta rozbita jest na dwie transze. Pierwsza, płatna jest niezależnie od wyniku i związana jest z kosztami przygotowania dokumentów, a druga płatna po otrzymaniu dotacji. Dodatkowo, już nawet na tym poziomie cenowym, firmy doradcze często ustalają jeszcze tak zwiane fee, czyli wynagrodzenie liczone jako procentowy udział od wysokości otrzymanej dotacji. Może się ono kształtować na poziomie 0,5- 2% w zależności od wysokości dotacji.

W przypadku wniosków o znacznie wyższe dofinansowanie (powyżej 0,5 mln zł), firmy doradcze pobierają proporcjonalnie wyższe opłaty. Przygotowanie wniosku na projekt wart trzy miliony złotych może kosztować do 50 tysięcy złotych. Ponadto, dodatkowo płatne może być rozliczenie projektu. Rozliczenie i związane z tym obowiązki dokumentowania i raportowania nie są sprawą banalna i zajmują sporo czasu. Jeśli firmy doradcze mają takie opłaty w cennikach, to są one stosunkowo wysokie.

Często zdarza się, że negatywne nastawienie do samodzielnego przygotowania wniosku mija po wizycie potencjalnych beneficjentów w punkcie konsultacyjnym, który jest zrzeszony w krajowej sieci usług (KSU). Obecnie sieć KSU liczy 111 jednostek. Konsultanci mają obowiązek zapoznawać beneficjentów z najważniejszymi zasadami procedury ubiegania się o wsparcie ze środków UE, formatem wniosku, obowiązkami w zakresie realizacji projektu itp.



Bez wątpienia samodzielne przygotowanie wniosku, niezależnie od tego, czy projekt zostanie rozpatrzony pozytywnie czy nie, pozwala zdobyć cenne umiejętności. Z reguły pierwsza "lekcja" nie kończy się pomyślnie, ale zdobyte doświadczenie może zaprocentować w przyszłości np. uniknięciem błędów w kolejnych wnioskach. Należy również pamiętać, że dotację trzeba traktować jak prezent. W większości programów podmiot, który ubiega się o dotację musi mieć dobrą kondycję finansową, nie zalegać ze zobowiązaniami wobec urzędów. Przyznanie dotacji zależy również od tego, czy beneficjent dołożył wszelkich starań, aby jak najlepiej przygotować wniosek i nie zapominał o żadnym załączniku. Czasami podmiot, który ubiega się o dotacje traktuje ją jako ostatnią deskę ratunku, ale. w takim przypadku na pewno jej nie dostanie.

Za samodzielnym przygotowaniem wniosku przemawia ważny argument - gdy wniosek opracowuje pracownik firmy lub instytucji -ktoś kto zna ją od wewnątrz - łatwiej mu wyeksponować wartość projektu i jego specyfikę, która wyróżnia go od innych w podobnej kategorii.

Możliwe jest to dzięki unikalnej wiedzy o danym przedsiębiorstwie lub instytucji i realizowanych działaniach, która jest znana jedynie jego pracownikom. Oni ją czują, a przez długotrwałe prace nad projektem, potrafią ją przekazać. Wiedzy tej nie można posiąść, czytając raporty finansowe i materiały reklamowe, ponieważ składają się na nią rzeczy trudno mierzalne, takie jak: wartości, które ceni się w danej firmie, atmosfera i relacje między pracownikami, a także między pracownikami a zarządem, styl pracy, metody/procedury realizacji projektów, kontakty z otoczeniem - partnerami, dostawcami, odbiorcami, klientami itp.

Spróbujmy przeanalizować tę kwestię na przykładzie. Wyobraźmy sobiie rodzinną firmę zarządzaną przez trzecie pokolenie, produkującą np. wyroby cukiernicze. Firma ma przestarzałe, nieefektywne piece do wypieku wyrobów, i nie spełnia wymogów HACCP. Załóżmy, że właściciele tej cukierni chcą zrealizować projekt, jakim jest zakup nowego sprzętu, który pozwoli ograniczyć straty spowodowane spadkiem sprzedaży na skutek oferowania małego zróżnicowania asortymentu, a także umożliwi modernizację zakładu, tak aby spełniała wymogi HACCP.

Podobnych zakładów jest wiele, przypuśćmy, że dwie cukiernie zgłaszają się do tej samej firmy doradczej z zamówieniem na sporządzenie wniosku do tego samego programu. W rezultacie obie otrzymałyby wnioski różniące się jedynie w części poświęconej danym wnioskodawcy. Gdyby natomiast wnioski zostały przygotowane przez pracowników każdej z firm, prawdopodobnie byłyby to dwa różne dokumenty, nie tylko w zakresie danych wnioskodawcy, ale także w pozostałej części aplikacji.

Różnice między samodzielnie sporządzanymi wnioskami wynikają z tradycji i sposobu prowadzenia firm. Wartości cenione w jednej firmie w drugiej mogą zajmować trzeciorzędne miejsce. Dla przykładu: w firmie A niezwykle istotne są relacje rodzinne, domowa atmosfera, stare receptury wyrobów. Ta firma w swoim wniosku podkreśli zapewne fakt, że nowe urządzenia pozwolą na utrzymaniu tradycyjnych wyrobów, które przypomną wszystkim kupującym zapachy dzieciństwa, kojarzyć się będą ze zdrowiem. Dzięki temu zwiększy się liczba klientów, którzy poszukują wyrobów sprawdzonych (tradycyjnych). W efekcie tego wzrosną obroty firmy i umocni się jej pozycja na rynku.

Druga firma B, w której ważniejsze są osiągnięcia zawodowe, postęp techniczny, w swoim wniosku skupi się na parametrach technicznych nowych urządzeń, które pozwolą jej na zwiększenie wydajności, dzięki czemu jej produkty będą tańsze. Proces produkcji zostanie unowocześniony, każda partia będzie się odznaczała jednakowo dobrą jakością, nastąpi redukcja kosztów związanych z wadliwymi wypiekami, co z kolei pozytywnie wpłynie na rozwój firmy, wzrost zadowolenia klientów.

Mimo, że oba projekty mają taki sam cel - podniesienie konkurencyjności firmy, - to chcą go osiągnąć w różny sposób. To właśnie jest ta wyjątkowość firm, dla sprawdzających wnioski widoczna gołym okiem.

Jest niewielka szansa, że wniosek przygotowany przez firmę doradczą będzie uwzględniał różnice między podmiotami. Natomiast na pewno oceniający wnioski będą widzieli, czy podmiot samodzielnie przygotował wniosek, czy korzystał z pomocy firmy doradczej.

Oczywiście, warto czasem skorzystać z pomocy firmy doradczej, szczególnie w przypadku, gdy do wniosku potrzebne są załączniki w postaci dużych dokumentów, takie jak: ocena oddziaływania na środowisko, studium wykonalności. Jednostki samorządu terytorialnego mogą we własnym zakresie znaleźć specjalistę od ocen środowiskowych czy studiów wykonalności , ale dla przedsiębiorców jest to znacznie trudniejsze zadanie. Często w takich przypadkach przedsiębiorcy decydują się na współpracę z firmami doradczymi.

Ze szczegółami i wskazówkami dotyczącymi umów z firmami doradczymi, zawieranymi przez podmioty publiczne i przedsiębiorstwa, zapoznamy Czytelników w kolejnym numerze miesięcznika