Rozliczanie wniosku - dotacje unijne

Michał Mynarski, Konsultant ds. Funduszy Europejskich A1 Europe Sp. z o.o.
12.12.2008 , aktualizacja: 12.12.2008 19:18
A A A Drukuj
Przyznanie dotacji jest dla każdego niewątpliwie dużym sukcesem. Ale poza samym faktem przyznania dotacji, do pełnej satysfakcji konieczne jest także rozliczenie projektu. Niejednokrotnie bywa to jednak trudniejsze niż samo przygotowania aplikacji. Proces rozliczania projektu jest ściśle związany z faktycznie wykonanymi zadaniami, a rzeczywistość najczęściej odbiega od planu zawartego we wniosku.
Rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych, w najprostszym ujęciu to proces sprawozdawczości i udokumentowania wykonanych zadań, poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych oraz proces realizacji wskaźników w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku o dofinansowanie i umowie dotacyjnej.

Przedsiębiorcy w całej Polsce mają już za sobą wiele konkursów i naborów wniosków o dotacje unijne. W kilku województwach nastąpiły już nawet rozstrzygnięcia i ze szczęśliwcami podpisywane są umowy dotacyjne. Część beneficjentów realizuje już inwestycje, co wiąże się z koniecznością prawidłowego prowadzenia dokumentacji związanej z projektem oraz rozliczeniem inwestycji.

W związku z rozpoczynaniem zaawansowanych prac nad realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych na lata 2007-2013, warto głębiej zapoznać się z zasadami prowadzenia prawidłowej dokumentacji projektu i pomyślnego jego rozliczenia.

Jednak tak naprawdę trzeba pamiętać, iż przestrzegania zasad rozliczania projektów należy pilnować już na etapie przygotowania wniosku i biznesplanu, gdyż to właśnie wtedy określane są najważniejsze parametry projektu: kosztorys projektu i jego harmonogram, wskaźniki produktu i rezultatu oraz inne zobowiązania podlegające monitorowaniu.

W poszczególnych programach operacyjnych (krajowych czy regionalnych) dokumentacja rozliczeniowa może się trochę różnić, ale ogólne zasady są wspólne. W tym miejscu skupimy się na rozliczeniach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, gdyż to w jego ramach przedsiębiorcy najczęściej ubiegają się o wsparcie na inwestycje.

Odpowiedź na pytanie, jak poprawnie rozliczyć projekt, jest dość prozaiczna. Należy bowiem prowadzić dokumentację związaną z zakupami, zgodnie z obowiązującymi przepisami polskiego prawa, rzetelnie i na bieżąco. Wtedy zebranie prawidłowych dokumentów do rozliczenia projektu nie będzie żadnym problemem.

Ale przeanalizujmy to po kolei

Realizacja projektu unijnego, co do zasady może rozpocząć się przed podpisaniem umowy dotacyjnej (po wstępnej akceptacji wniosku lub pozytywnej ocenie formalnej), bądź dopiero po jej podpisaniu. Choć dopiero podpisanie umowy dotacyjnej rodzi zobowiązanie do przestrzegania zapisanych we wniosku założeń po stronie beneficjenta i instytucji odpowiedzialnej za przyznawanie wsparcia, to bez względu na moment rozpoczęcia projektu przedsiębiorcy zobowiązani są stosować zasady poprawności rozliczania projektów. Pewnych działań bowiem nie można cofnąć, a błędy (np. w procedurze zamówień) mogą uniemożliwić późniejsze otrzymanie dotacji (w całości lub części).

Dokumenty rozliczeniowe

Podstawowe dokumenty rozliczeniowe to: wniosek o płatność i sprawozdanie z realizacji projektu, bądź sam wniosek zawierający elementy sprawozdania. Wymagania dotyczące rozliczenia projektu i rodzaje wniosków określone są zwykle w dokumentacji konkursowej dla danego naboru wniosków, gdyż na etapie przygotowywania wniosku należy założyć sposób i częstotliwość rozliczania.

Można wyróżnić trzy rodzaje wniosków o płatność:

A. Wniosek o płatność zaliczkową,

B. Wniosek o płatność pośrednią (częściową),

C. Wniosek o płatność końcową.

Ad. A. Wnioski o płatność zaliczkową są rzadkością w przypadku przedsiębiorców. Jeśli już występuje możliwość otrzymania zaliczki, to dotyczy ona zwykle prac badawczych czy szkoleń. Do takiego wniosku nie trzeba dołączać dokumentów potwierdzających poniesione już wydatki. Niemniej zaliczkę należy później rozliczyć.

Ad. B. Wnioski o płatności pośrednie w przypadku przedsiębiorstw stają się coraz częstszą praktyką w wielu programach (występują np. w PO Innowacyjna Gospodarka, RPO woj. Śląskiego i kilku innych). Instrument ten pozwala na etapowe rozliczanie projektu (za jakiś okres, bądź po zakończonym działaniu), co zwiększa płynność finansową beneficjanta i pozwala na bieżąco monitorować przebieg inwestycji przez instytucje przyznające wsparcie. Wnioski te wymagają pełnej dokumentacji poniesionych wydatków.

Ad. C. Wniosek o płatność końcową wraz ze sprawozdaniem końcowym przypomina wniosek o płatność częściową, przy czym dotyczy całości projektu i opisuje wszystkie zrealizowane etapy. Zwykle wniosek o płatność końcową składa się w ciągu 25 dni (np. PO IG) lub 30 dni od zakończenia projektu.

Do wniosku o płatność niezbędne jest także dołączenie odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowanych. Należą do nich m.in.:

Dokumentacja potwierdzająca wybór dostawcy w sposób przejrzysty i gospodarny. W przypadku gdy danego beneficjenta obowiązywać będzie Ustawa Prawo Zamówień Publicznych, dokumentacją taką będzie dokumentacja przetargowa. Najczęściej jednak przedsiębiorców nie obowiązuje ta ustawa i w takich przypadkach zalecaną praktyką jest zbieranie co najmniej trzech ofert na dany element lub w przypadku braku trzech oferentów wyjaśnienie, dlaczego zaistniała taka sytuacja. Dokumenty potwierdzające wybór oferty muszą bowiem udowodnić, że beneficjent dokonał wyboru w sposób przejrzysty i najefektywniejszy ekonomicznie. Ważną informacją jest fakt, że oferty można zbierać nawet przed złożeniem wniosku.

Umowy na wykonanie prac lub dostawy. To jeden z ważniejszych dokumentów dokumentujących realizację zakresu projektu. Umowy mogą być podpisane tylko w okresie kwalifikowalności wydatków, czyli w przypadku przedsiębiorców najczęściej po wstępnej akceptacji projektu. Umowa zamówienia powinna określać przedmiot zamówienia, zgodnie z zapisem we wniosku i biznesplanu oraz pozwalać na jego łatwą identyfikację.

Bądź na bieżąco, codziennie, za darmo i o stałej porze -

czytaj nasz newsletter!

  • 2

Komentarze (1)

Zaloguj się

Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX

Podsumowanie dnia w gospodarce
Newsletter

Zamów codzienny newsletter z najważniejszymi informacjami. Zobacz przykład

Chcesz otrzymywać najnowsze wiadomości gospodarcze?

Zamów newsletter!