Spotkania biznesowe z kontrahentem a koszty uzyskania przychodów

Pytanie: Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów spotkanie biznesowe z kontrahentem (posiłki, nocleg)? Nasza spółka świadczy usługi transportowe oraz spedycyjne dla kontrahenta. Spotkanie dotyczyło zwiększenia liczby ładunków oraz obszaru dostaw. Na fakturze wyszczególnione są usługi gastronomiczne oraz usługi hotelowe.

Odpowiedź: Odpowiedz na to pytanie w dużej mierze zależy od oceny podatnika. Musi się Pani jednak liczyć się z faktem, iż zaliczanie takich wydatków do kosztów może się wiązać ze sporem z organami podatkowymi.

Wątpliwości dotyczące zakwalifikowania wydatków poniesionych przez firmy konsumpcję w czasie spotkań biznesowych z kontrahentami jako kosztów uzyskania przychodu wynikają przede wszystkim z braku ustawowej definicji pojęcia "reprezentacji" i konieczności sięgania przez organy do wykładni językowej.

Ustawodawca wyłączył bowiem z kosztów uzyskania przychodów wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, jeżeli mają one charakter reprezentacyjny (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop).

Jednak samo pojęcie "reprezentacja" nie zostało zdefiniowane na gruncie prawa podatkowego, co powoduje sytuację iż interpretacje organów skarbowych i podatników mogą się znacznie różnić.

Zgodnie z definicją językową reprezentacja to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). W związku z powyższym wyłączone z kosztów powinny być tylko te wydatki, które mają cechy wystawności i okazałości oraz które służą zaprezentowaniu pozycji firmy podatnika. Jednak wystawność i okazałość jest pojęciem dość względnym i dla każdej firmy może oznaczać coś zupełnie innego.

Orzecznictwo w tej kwestii też nie jest jednolite choć jest zdecydowana tendencja do kwestionowania tego typu kosztów przez organy skarbowe co poparte jest również stanowiskiem MF. Eksperci podatkowi są zgodni: trzeba ostrożnie podchodzić do kwestii zaliczania do kosztów wydatków na lunch, obiady czy kolacje z kontrahentami.

W latach 2007-2008 wyroki sądowe oraz interpretacje potwierdzały możliwość zaliczenia w koszty wydatków na tzw. spotkania biznesowe, pod warunkiem że nie miały one charakteru wystawnego.

Natomiast od 2009 r. linia orzecznictwa zmieniła się diametralnie i obecne wyroki nie wiążą już definicji reprezentacji z wystawnością, wskazując, że pod tym pojęciem należy uznać wszystkie wydatki związane z budową dobrego wizerunku. Warto zauważyć, iż takie interpretacje organów skarbowych dotyczą tylko spotkań z kontrahentami poza siedzibą firmy. Wydatki na spotkania w siedzibie nie są kwestionowane.

W związku z przedstawionymi powyżej regulacjami ustawy o podatku dochodowym w zakresie usług gastronomicznych w trakcie spotkań biznesowych oraz pewną tendencją do interpretacji tych przepisów prze organy podatkowe podatnik musi niestety sam dokonać oceny i podjąć decyzję czy takie wydatki uzna za koszt uzyskania przychodu i podejmuje ewentualne ryzyko sporu z organami skarbowymi czy też wybiera rozwiązanie bezpieczniejsze czyli nie potraktuje tych wydatków jako koszt uzyskania przychodu.

Inną kwestią są wydatki na noclegi. Jeśli to pracownik Państwa firmy odbywał podróż służbową do siedziby kontrahenta, to taki koszt może stanowić element rozliczenia podróży służbowej tego pracownika. Jeśli wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu, a z opisanej powyżej sytuacji tak wynika, to można go uznać za koszt podatkowy bowiem art. 16 ust.1, w którym zawarty jest katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodu nie zawiera zapisów odnośnie ponoszenia wydatków na usługi hotelowe, a nocleg dla pracownika w trakcie podróży służbowej nie mieści się w kategorii reprezentacji.

Odmiennie natomiast sytuacja przedstawiałaby się gdyby to Państwa firma pokrywała koszty noclegu osób reprezentujących spółkę kontrahenta, wtedy taki wydatek, moim zdaniem, nosi znamiona reprezentacji i nie powinien zostać uznany za koszt podatkowy.

Podstawa prawna: art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397).

Odpowiedź udzielona: 7 grudnia 2011 r.

Źródło: www.portalfk.pl