Najem samochodu, a koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorcy często na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej najmują samochody. W związku z tym ponoszą pewne wydatki, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jednak czy można je zaliczyć w całości, czy tylko w pewnej określonej części?

W celu uzyskania odpowiedzi na to pytanie należy ustalić, czy dany pojazd dla potrzeb podatku dochodowego stanowi samochód osobowy, czy samochód ciężarowy. Pomocą w tym rozstrzygnięciu może być definicja pojazdu osobowego, która została zawarta w art. 7 ust.1 ustawy z 15 kwietnia 2011 roku o zmianie ustawy o rachunkowości i niektórych innych ustaw.

 

Samochód osobowy

Zgodnie z powyższą definicją samochód osobowy to taki, który posiada dopuszczalną masę całkowitą nie przekraczającą 3,5 tony, którego konstrukcja została przeznaczona do przewozu osób w liczbie nie wyższej niż 9 łącznie z kierowcą. Wyłączone są z tego między innymi pojazdy wielozadaniowe, vany, pojazdy z otwartą częścią ładunkową, oraz inne pojazdy, które zostały przystosowane do przewozu ładunku.

 

Pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie nie przekraczającej 3,5 tony może zostać zaliczony do samochodu ciężarowego jedynie na podstawie dodatkowego badania technicznego, które zostanie przeprowadzone w okręgowej stacji kontroli pojazdów. Wykonanie badania musi zostać potwierdzone wydanym przez stację zaświadczeniem. Ponadto w dowodzie rejestracyjnym pojazdu powinna znaleźć się adnotacja o spełnieniu przez pojazd potrzebnych wymagań.

 

Ustalenie statusu pojazdu samochodowego jest bardzo ważne z punktu podatku dochodowego. Chodzi o to, że przepisy ustaw o podatku dochodowym znacznie ograniczają możliwość zaliczenia w całości do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które są związane z użytkowaniem samochodów osobowych między innymi z umowy najmu lub dzierżawy.
 

W myśl art. 16 ustawy o PDOP kosztami uzyskania przychodów nie będą wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, który nie wchodzi w skład majątku podatnika, w części jaka przekracza kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów (faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika), oraz stawki za 1 kilometr przebiegu (stawka określona w odrębnych przepisach). Faktyczny przebieg pojazdu jest ustalany na podstawie ewidencji prowadzonej przez podatnika.

 

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być również prowadzona w stosunku do pojazdów najmowanych, czy też dzierżawionych. Podatnik do kosztów uzyskania przychodów może doliczyć jedynie wydatki poniesione do wysokości kwoty jaka wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu ze stawką za 1 kilometr.

 

Ograniczenia, które zostały wyżej podane nie dotyczą eksploatacji najmowanych lub dzierżawionych pojazdów osobowych z napędem elektrycznym (brak parametru pojemności silnika). Z powyższego wynika, że eksploatacja z umowy najmu pojazdu o napędzie elektrycznym pozwala na zaliczenie całości poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.  

 

Samochód ciężarowy

W przypadku samochodu ciężarowego kosztem uzyskania przychodu będą wszystkie wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu, czynsze dzierżawy, opłaty za najem, koszty ubezpieczenia. W tym wypadku podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

 

Podatek VAT od najmu lub dzierżawy samochodu

W przypadku samochodów osobowych, oraz innych pojazdów samochodowych, które mają dopuszczalną masę całkowitą nie przekraczającą 3,5 tony na podstawie umowy najmu lub dzierżawy, kwotę podatku naliczonego stanowi 60% kwoty podatku naliczonego od czynszu, bądź innych płatności, które wynikają z zawartej umowy i są udokumentowane fakturą. Suma wszystkich kwot w całym okresie użytkowania, która dotyczy 1 pojazdu, nie może przekroczyć 6.000 zł.

 

Ograniczenie to nie dotyczy między innymi: pojazdów wielozadaniowych, vanów. Od użytkowania tych pojazdów VAT można odliczyć w całości, ale pod warunkiem, że istnieje związek pomiędzy wydatkami, a czynnościami opodatkowanymi. W celu dokonania odliczenia potrzebne jest także posiadanie zaświadczenia o wykonanym dodatkowo badaniu technicznym. Badania przeprowadzają okręgowe stacje kontroli pojazdów. W dowodzie rejestracyjnym pojazdu musi znaleźć się adnotacja, że wszystkie wymogi zostały spełnione. Obowiązujące przepisy nie wskazują kto jest zobowiązany w przypadku umowy najmu do wykonania dodatkowego badania technicznego. Tak więc może to być najemca lub właściciel pojazdu (wynajmujący).

 

Jeżeli podatnik posiada odpowiednie zaświadczenie o wykonanym badaniu technicznym to może odliczyć cały VAT z czynszu najmu, oraz od zakupu paliwa do pojazdu.